Personalplaner | Excel-Vorlage

Dienstplan

Die kostenlose Excel-Vorlage Personalplaner ist vielfältig einsetzbar. Du kannst die Vorlage als Ferienplaner, An- und Abwesenheitsplaner oder Urlaubsplaner in deinem Unternehmen einsetzen. So ist die Personalplanung ganz einfach zu bewerkstelligen.

Aufbau des Personalplaners

Das Kalenderjahr kannst du in der Excel-Vorlage beliebig ändern. Ab dem Startdatum werden dir dann die nächsten 12 Monate angezeigt. So kannst du immer ein komplettes Jahr planen. Der Personalplaner bietet dir derzeit Platz für bis zu 25 Mitarbeiter. Das Wochenende ist automatisch blau hinterlegt sowie Feier- und Urlaubstage der Mitarbeiter.

In der Jahresübersicht können die Urlaubstage, die Krankheitstage und die Tätigkeiten der Mitarbeiter eingetragen werden. Mit dieser Ansicht hast du immer einen Überblick über dein gesamtes Personal. Die Monatsübersicht kannst du an deine Mitarbeiter aushändigen damit sie informiert sind, wer wann wo arbeitet (Stichwort: Job Rotation).

Urlaubsplaner

Für jeden Mitarbeiter kann der Urlaubsanspruch festgelegt werden (Grüne Zahlen). Werden nun in der Jahresübersicht Urlaubstage eingeplant, so wird automatisch die Anzahl der verplanten Urlaubstage sowie der Resturlaub berechnet. Zusätzlich sind in dieser Übersicht die Krankheitstage von jedem Mitarbeiter ersichtlich.Urlaubstage in Dienstplan

Feiertage im Kalender

Jedes Land hat unterschiedliche Feiertage, die im Kalender berücksichtigt werden müssen. Um dieses Problem einfach zu lösen, habe ich in der Excel-Vorlage ein separates Register erstellt namens Feiertage & Daten.  Hier kannst du in der Spalte F Daten eintragen die als Feiertag gelten sollen. In der Vorlage findest du derzeit alle Feiertage für das Jahr 2018 & 2019 (Land: Schweiz).

Personalplaner Premium-Version

Die Premium Version verfügt natürlich über keinen Blattschutz. Falls du Unterstützung brauchst kannst du mich gerne kontaktieren

Bewertung:
4.7/5

Fazit

Mit der kostenlosen Excel-Vorlage Personalplaner kannst du eine optimale Personalplanung bewerkstelligen. Du kannst bis zu 25 Mitarbeiter in die Vorlage eintragen. Mit Kürzel kannst du Urlaubs- und Krankheitstage erfassen im Kalender. Müssen verschiedene Tätigkeiten durchgeführt werden, so kannst du diese einzelnen Mitarbeiter zuordnen. Der Monatskalender kann für dich sowie deinen Mitarbeiter als schöne Monatsübersicht dienen.

In diesem Video zeige ich dir kurz die Funktionen der Vorlage:

Download

Kostenloser Download:
Personalplaner.xlsx

Update „Personalplaner“ vom 20.12.2021
In der Excel-Vorlage wurden die Feiertage (CH) für das Jahr 2022 hinzugefügt. Ausserdem kann im Personalplaner von nun an halbe Urlaubstage mit „UH“ eingetragen werden.


Was würdest du an der Vorlage noch verbessern? Für welche Zwecke nutzt du sie?

25 Gedanken zu „Personalplaner | Excel-Vorlage

  1. Hallo,
    ich finde den Personalplaner echt toll. Habe ihn schon befüllt 😉
    Einzig – Ich will gerne die Personen auf weniger Personen als 25 einschränken.
    D.h. es würde reichen die restlichen Zeilen einfach auszublenden. Das ist beim Druck, Ansicht, Bearbeiten schöner und für die MA leichter.
    Wegen PW-Schutz ist das nicht möglich.
    Wäre toll hier eine elegante Lösung zu haben.

    Hoffe auf ein Feed back.
    Lg
    Mf

  2. Guten Tag

    ich bin erstmals mit der Personalplanung konfrontiert und habe Ihre Vorlage gefunden, die mir sehr gefällt.
    Wie kann ich bei Teilzeitangestellten (2,5 Tage am Stück) die Halbtage für Ferienbezug erfassen?

    Vielen Dank für Ihre Hilfe und freundliche Grüsse
    Cécile

    1. Hallo Cécile

      Habe soeben die Excel-Vorlage etwas angepasst. Du kannst von nun an „UH“ eintragen wenn du einem Mitarbeiter 0.5 Tage Ferien gewährst.

      Konnte ich dir damit helfen?

      Grüsse
      Michi

  3. Dankbar für den Tipp zum kostenlosen Einsatz von Excel-Vorlage Personalplaner! Für mich als Einzelperson und Freiberufler leistet der eine gute Hilfe bei der Planung. Der Bruder muss aber die Schichten koordinieren. Eine Software sollte wohl hier gesucht werden.

  4. Die Vorlage ist echt spitzenmässig. Mir gelingt nur nicht die Kürzel auf die geänderte Tätigkeit anzupassen z.B. Beschreibung = Abordnung ~ Kürzel AO. Schön wären auch noch mehr Tätigkeitsfelder.

    Aber trotzdem die Vorlage ist echt super.

    Grüße Bernd

    1. Hallo Bernd
      Freut mich das dir die Vorlage gefällt. Um weitere Tätigkeitsfelder hinzuzufügen musst du nur die Legende erweitern und dann die Regeln erweitern:
      Im Excel unter Start => Formatvorlagen => Bedingte Formatierung => Regeln verwalten kannst du weitere Farben/Tätigkeitsfelder hinzufügen (mit etwas Excel Kenntnis).

      Falls du konkrete Anpassungen wünschst, passe ich dir die Vorlage für ein kleines Trinkgeld an 🙂

      Ich werde mich in nächster Zeit damit befassen die Vorlage etwas zu erweitern/verbessern.

      Gruss Michi

  5. Hallo Michi
    Vielen Dank für die tolle Tabelle.
    Ist es möglich dass wenn ich eine Zelle in der Jahresübersicht einfärbe sie dann automatisch auch im
    Monatsübersicht eingefärbt wird?
    Für Deine Antwort besten Dank.
    Gruss René

    1. Hallo René
      Vielen Dank für dein Feedback. Ich habe den Personalplaner gerade aktualisiert. Du kannst deine Mitarbeiter in der Jahresübersicht eintragen und die Monatsübersicht wird automatisch aktualisiert und eingefärbt. Lade dir die Tabelle einfach nochmals runter.
      Gruss
      Michi

  6. Hi,
    vorneweg erstmal ein DICKES Danke für diese mega gute Vorlage! Ich habe nur ein kleines Problem und zwar verschwinden bei mir in den Monatsanzeigen immer die Daten? In der Jahresübersicht ist alles drin?! Hast du da eine Idee, woran das liegen könnte?

    Schöne Grüße,
    Michael

    1. Hallo Namensvetter 🙂

      Bitte mach mir doch ein E-Mail inklusive Bilder wo genau das Problem ist. Ich kann den Fehler leider nicht identifizieren.
      Zum Verständnis: Die Jahresübersicht befüllst du mit Daten und Einträgen. Die Monatsübersicht kannst du nicht bearbeiten, nur den Monat wechseln.

      Danke & Gruss
      Michi

  7. Hallo Michi,
    ein großes Lob und Dankeschön für die tolle Tabelle. Besteht denn die Möglichkeit, die Anzahl der Abwesenheiten (Urlaube oder Krank) in einer kleinen monatlichen Zusammenfassung darzustellen? Oder anders gefragt, wie kann ich mir denn eine monatliche Übersicht aus den Buchstaben der Jahresübersicht erstellen?
    Vielen Dank im Voraus und viele Grüße
    René

    1. Hallo René,
      danke das du meine Vorlage nutzt.
      Du kannst die Tabelle nach deinen Wünschen anpassen. Als Beispiel kannst du in der Monatsübersicht weitere Spalten hinzufügen, welche die Krankheitstage oder Urlaubstage im jeweiligen Monat zählt. Das geht relativ einfach mit der ZÄHLENWENN() Funktion im Excel (Analog Jahresübersicht).
      Wenn du konkrete Anpassungen von mir wünschst, kannst du dich gerne per Kontaktformular bei mir melden. Leider kann ich dies nicht mehr kostenlos anbieten da ich vermehrt Anfragen erhalte.
      Schöne Ostern!
      Michi

  8. Hey, ich finde ihren Personalplan wirklich toll, nur möchte ich weitere Mitarbeiter eintragen können so das es mit dem Monatsplan kooperiert

    1. Hallo Merve

      Vielen Dank für das Feedback. Sie können bis zu 25 Mitarbeiter in der kostenlosen Version einplanen.
      Um noch mehr Mitarbeiter/Personen im Personalplaner einzubinden, bitte ich die Premium Version an.

      Gruss
      Michi von Techwirt.net

  9. Sehr tolle Excel Vorlage, würde sie gerne weiter aufarbeiten. Können wir uns mal telefonisch, oder per Mail in Verbindung setzen. Manche Sachen gingen bei mir nicht, vielleicht auch Benutzerfehler… 🙂

  10. Hallo,
    super coole Vorlage! Ein kleine Frage hätte ich aber noch:) In unserem Betrieb arbeiten wir 6 Tage die Woche, ist es möglich das der Samstag nicht wie ein Feiertag markiert wird?

    Viele Grüße

    Carsten

    1. Hallo Carsten

      Freut mich das dir die Vorlage gefällt!
      Klar du kannst die Vorlage bearbeiten wie du möchtest 🙂 Unter „Bedingte Formatierung“ musst die Wochentag Formel anpassen auf beiden Tabellenblätter.

      Leider kann ich durch vermehrte Anfragen/Wünsche nicht mehr kostenlose individuelle Vorlagen für jeden erstellen. Wenn ich dir eine individuelle Vorlage erstellen soll, verlange ich einen kleinen Eurobetrag für den Zeitaufwand den ich habe. Melde dich bei Interesse einfach per Mail.

      Ich hoffe du verstehst das 🙂

      Gruss
      Michi von TechWirt.net

  11. Hallo,

    die Vorlage ist genial und nutze diese Einwandfrei 😀
    Aber gibt es eine möglichkeit zusätzlich zum Jahres und Monatsplan einen weitern Excel-Sheet mit den Kalenderwochen zu erstellen?

    1. Hallo Tobias

      Freut mich wenn du die Vorlage nutzen kannst! Dir steht es natürlich frei, die Vorlage für deine Zwecke anzupassen.

      Falls du spezifische Wünsche hast, schreib mir bitte eine Mail. Leider kann ich durch die vielen Kontaktanfragen meine Dienste nicht mehr kostenlos anbieten. Ich hoffe du verstehst das.

      Danke & Gruss
      Michi von TechWirt.net

  12. Hallo,
    die Vorlage ist super und sehr praktisch 🙂 Vielen herzlichen Dank!
    Ich hätte da eine kurze Frage. Wie soll ich am besten vorgehen, wenn zum Beispiel einige Mitarbeiter an bestimmten Tagen mehr als eine Tätigkeit ausüben?
    Freue mich auf ein Feedback & ein grosses Dankeschön im Voraus.
    Gruss,
    Wanbo

    1. Hallo Wanbo
      Einfachste Idee von mir auf die schnelle, die Legende zum Beispiel folgendermassen anpassen:
      – Tätigkeit A (blau)
      – Tätigkeit B (rot)
      – Tätigkeit A & B (lila)

      Ich habe derzeit noch keinen „genaueren“ Plan erstellt. Du kannst mir dein genaues Anliegen gerne per Mail zukommen lassen. Eventuell kann ich eine neue Vorlage erstellen.

      Liebe Grüsse
      Michi von TechWirt.net

  13. Hallo,

    super Vorlage, vielen Dank dafür erstmal.

    Ich hätte allerdings eine Frage zu einer weiteren Ergänzung. Ist es möglich hinter die Tätigkeiten auch Arbeitsstunden zu legen und diese ggf. anzupassen, falls ein MA mal früher geht oder länger bleibt?

    Unser MA arbeiten von Mo-Do anders als am Fr., gern hätte ich standradmäßig eine Stundenzahl von Mo-Do und dann eben eine andere für Fr.. Kann ich diesen zusätzlichen Wert irgendwie den Zellen zuweisen, der Wert bleibt ja auch bei Urlaub oder Krankheit der gleiche, sollte aber anpassbar sein, wenn z.B. jemand ab Mittag geht, weil es ihm nicht gut geht.

    Danke schonmal für Tipps.

    Viele Grüße
    Kerstin

  14. Hallo Michi,

    ich habe den Personalplaner – der ist Mega, aber leider sind bei mir zur Zeit mehr Projekte die ich Tracken muss – könntest du mir das anpassen? Ich zahle auch gern was dafür – zur Zeit sind wir bei 30 Projekten – und meine Studentischen Mitarbeiter muss ich abfragen, sonst funktioniert das nicht.
    Viele Gruesse Diana Lingg

  15. Hallo,

    TOP gemacht!!! Was kostet die Premium-Version und kann man das auf Woche und Tag runterbrechen, wobei hier noch wichtig wäre, kann man die Daten dann in den jeweiligen Tag eintragen und es wird auf die Wochen-/Monats-/Jahresübersicht übernommen?

    Grüße

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